Συμβουλές προστασίας δεδομένων για όσους δουλεύουν απομακρυσμένα λόγω Covid-19

Τις τελευταίες εβδομάδες ο τρόπος με τον οποίο δουλεύουν οι άνθρωποι έχει αλλάξει ριζικά. Ξαφνικά, εκατομμύρια εργαζόμενοι παγκοσμίως δουλεύουν από το σπίτι και πολλοί από αυτούς έρχονται αντιμέτωποι με ένα νέο τεχνολογικό περιβάλλον με το οποίο δεν είναι ακόμα εξοικειωμένοι.

Καθώς οι εργαζόμενοι μετακινούνται πλέον από τα γραφεία τους και τους επιτραπέζιους υπολογιστές τους σε φορητούς υπολογιστές και ασύρματα οικιακά δίκτυα, το να τους δοθούν ξεκάθαρες οδηγίες ως προς το πώς θα προστατέψουν τις συσκευές τους και τα δεδομένα τους στο σπίτι είναι εξαιρετικά σημαντικό…

Υπάρχουν πολλοί τρόποι με τους οποίους μπορείτε να χάσετε τα δεδομένα σας: κατά λάθος, όπως για παράδειγμα όταν πέσει καφές στο φορητό υπολογιστή σας ή μετά από κάποιο τεχνικό πρόβλημα, όπως η δυσλειτουργία μιας εφαρμογής. Μια ιδιαίτερα ανησυχητική πιθανότητα, εντούτοις, είναι το να πέσετε θύμα στοχευμένης επίθεσης. Πρόκειται για ένα σοβαρό κίνδυνο, καθώς ο εισβολέας (hacker) μπορεί να αποκτήσει πρόσβαση στα αρχεία του θύματος ή ακόμα και να εκβιάσει το θύμα για την επιστροφή των δεδομένων.

Για τους ιδιώτες, η απώλεια δεδομένων συχνά έχει συναισθηματικό κόστος, για τις επιχειρήσεις όμως, οι οικονομικές συνέπειες μπορεί να είναι πολύ σοβαρές. Η απώλεια δεδομένων μπορεί να παραλύσει οργανισμούς, προκαλώντας σοβαρά οικονομικά προβλήματα αλλά και προβλήματα φήμης. Παρ’ όλα αυτά, πολλές επιχειρήσεις εξακολουθούν να μη γνωρίζουν πώς να προστατέψουν τα δεδομένα τους.

Σε μια περίοδο όπου οι υπάλληλοι εργάζονται απομακρυσμένα μέσω οικιακών δικτύων, είναι σημαντικό οι επιχειρήσεις να θέσουν ως προτεραιότητά τους τη δημιουργία αντιγράφων (backup) και την προστασία των δεδομένων.

Σύμφωνα με την ESET, τα βήματα που μπορείτε να ακολουθήσετε για να το πετύχετε έχουν ως εξής:

1. Το πρώτο βήμα είναι να ενημερώσετε τους υπαλλήλους για τους κινδύνους που εγκυμονεί η απώλεια δεδομένων και να τους εκπαιδεύσετε σε βασικά θέματα τεχνολογίας πληροφοριών (Information Technology) και ασφάλειας στον κυβερνοχώρο (cybersecurity). Διασφαλίζοντας ότι οι εργαζόμενοί σας γνωρίζουν πώς να μεταφέρουν ή πως να διαγράψουν με ασφάλεια αρχεία που βρίσκονται σε servers, ή πως να εντοπίσουν ένα spam email ή ένα ύποπτο link, μπορεί να σας γλυτώσει από σοβαρότερα προβλήματα στο μέλλον.

2. Επιπλέον, είναι σημαντικό να ενεργοποιήσετε τη διαδικασία αυτόματης δημιουργίας backup. Η χειροκίνητη δημιουργία αντιγράφου κάθε φορά που χρησιμοποιείτε ένα αρχείο είναι χρονοβόρα και αναξιόπιστη. Ενεργοποιώντας το αυτόματο σύστημα backup θα διασφαλίσετε ότι τα αντίγραφα των δεδομένων θα αποθηκεύονται διαρκώς. Αυτό μειώνει δραματικά την περίπτωση απώλειας των δεδομένων από ανθρώπινο λάθος.

3. Εξίσου σημαντικό είναι να βεβαιωθείτε ότι έχετε δημιουργήσει μια διαδικασία αναφοράς του προβλήματος σε περίπτωση που κάποιος εργαζόμενος κάνει κάποιο σχετικό λάθος. Οι εργαζόμενοι θα πρέπει να ξέρουν ότι πρέπει να ενημερώσουν το συντομότερο δυνατόν το διαχειριστή (administrator) για την απώλεια των δεδομένων τους.

4. Για να διασφαλίσετε ότι το λογισμικό σας παραμένει διαρκώς ενημερωμένο, ενεργοποιήστε τη διαδικασία αυτόματης ενημέρωσης για όλες τις εφαρμογές. Προβλήματα με το hardware και λάθη συστήματος είναι ένας από τους βασικούς λόγους απώλειας δεδομένων, και διατηρώντας το σύστημα σας ενημερωμένο ενισχύετε την ασφάλεια των δεδομένων σας. 5. Τέλος, προσαρμόστε τις ρυθμίσεις ελέγχου ώστε να θέσετε περιορισμούς στην πρόσβαση των εργαζομένων, επιτρέποντας μόνο την επεξεργασία αρχείων και φακέλων που έχουν άμεση σχέση με την εργασία τους. Αν ένας εργαζόμενος δεν έχει πρόσβαση σε ένα αρχείο, τότε δεν μπορεί να το διαγράψει κατά λάθος.

Κάθε εταιρεία, μικρή ή μεγάλη, μπορεί να επωφεληθεί από τις καλές διαδικασίες και αξιόπιστες τεχνολογίες backup. Η ESET προτείνει να διαθέσετε ένα λεπτό από το χρόνο σας για να αναλογιστείτε τι θα μπορούσε να συμβεί αν χάνατε τα σημαντικά σας αρχεία. Αν αυτή η σκέψη σάς προκαλεί ανησυχία, τότε είναι ώρα να κρατήσετε αντίγραφα των αρχείων σας.